26 Th8 SONG NGỌC THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG THƯ KÝ TRƯỞNG BAN
TUYỂN DỤNG THƯ KÝ TRƯỞNG BAN
I. THÔNG TIN CHUNG
Chức danh : Thư ký trưởng BQL
Bộ phận : BQL tòa nhà
Quản lý gián tiếp : Ban lãnh đạo Công ty
Quản lý trực tiếp : Trưởng BQL tòa nhà
Thời gian làm việc : 8g-17g từ thứ 2 đến thứ 7
Địa điểm : Tòa nhà theo phân công
II. NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Áp dụng quy trình vào quản lý tòa nhà
+ Cùng với Trưởng BQL thực hiện quy trình, biểu mẫu mà công ty đã chuyển cho tòa nhà
+ Kiểm tra sự phù hợp của quy trình – biểu mẫu trong quá trình áp dụng, ghi nhận và thông báo lại cho bộ phận cung cấp quy trình biểu mẫu của công ty các biểu mẫu chưa phù hợp hoặc cần thiết có trong quá trình quản lý tại toà nhà;
+ Soạn thảo văn bản đến khách hàng, cư dân theo biểu mẫu quy định.
+ Nhập liệu và quản lý thông tin phần mềm quản lý
2. Thực hiện công việc hành chánh kế toán hàng ngày
+ Hàng ngày tiến hành thu các loại phí từ cư dân căn cứ thông báo thu phí;
+ Lập các phiếu thu/chi thanh toán;
+ Kiểm tra tiền phí quản lý, tiền điện, nước,… và thời hạn thanh toán của cư dân;
+ Nộp tiền thu phí về công ty qua ngân hàng (hàng ngày) theo quy định nộp phí của SNC
+ Cập nhật tiền đã thu vào phần mềm thu phí;
+ Kiểm tra theo dõi công nợ hàng ngày để đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ;
+ Trả lời các thắc mắc của cư dân, khách hàng về các loại phí BQL phát hành;
+ Kiểm tra tài khoản thông tin chuyển khoản của cư dân, lập phiếu thu;
+ Hàng ngày, theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận.
+ Ghi nhận những thông tin thắc mắc khiếu nại từ cư dân và chuyển cho trưởng ban;
+ Hướng dẫn các thủ tục hành chánh cho cư dân(định mức nước, tạm trú tạm vắng…);
+ Thay mặt trưởng ban chuyển những ý kiến phản hồi từ BQL đến cư dân;
+ Soạn thảo văn bản đến cư dân, CĐT/BQT, khách hàng và quản lý lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của tòa nhà đảm bảo tính an toàn và chuyên nghiệp cao;
+ Quản lý trang thiết bị dụng cụ làm việc và văn phòng phẩm văn phòng BQL;
+ Chấm công và thực hiện các công việc hành chánh nội bộ nhân viên BQL;
+ Quản lý đăng ký và theo dõi phòng cộng đồng.
3. Chế độ báo cáo hàng tháng
+ Hàng tháng thống kê chỉ số điện, nước, phí quản lý… lập bảng kê các loại phí cần thu;
+ Lập danh sách thông tin khách hàng nợ của các tháng trước;
+ Sử dụng phần mềm thu phí chung cư : nhập liệu và phát hành thông báo thu phí đến cư dân bao gồm: phí của tháng hiện tại và các khoản công nợ cũ(nếu có) từ ngày 01- 05 mỗi tháng;
+ Phát hành thông báo nhắc nhở công nợ.
+ Thực hiện các báo cáo chuyên môn kế toán hàng ngày/tuần: Thu phí, báo cáo tình hình sử dụng phiếu thu, gửi chứng từ về công ty kiểm tra đối chiếu…;
+ Thực hiện các chế độ báo cáo cho trưởng ban theo quy định.
III. QUYỀN HẠN
+ Nhắc nhở cư dân và các nhà thầu làm việc tại tòa nhà thực hiện đúng nội quy đề ra.
+ Giám sát Bảo vệ, Vệ sinh trong việc khắc phục các công việc xãy ra thuộc trách
nhiệm của bộ phận mình và thông báo với BQL.
IV. TIÊU CHUẨN
- Trình độ học vấn/chuyên môn
Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng, Đại học: Luật, Kinh tế, kế toán, hành chánh văn thư, nghiệp vụ thư ký hành
chánh, du lịch.
- Kỹ năng
+ Kỹ năng giao tiếp;
+ Sử dụng vi tính thành thạo: Word, Excel;
+ Anh văn giao tiếp.
- Kinh nghiệm
+ Ít nhất 1 năm kinh nghiệm về kế toán, hành chánh văn phòng, dịch vụ khách hàng.
- Trang phục
+ Nghiêm túc, lịch sự, chuyên nghiệp;
+ Mặc trang phục công sở theo quy định của SNC
- Phẩm chất và thái độ làm việc
+ Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn.
+ Luôn lịch sự, nhã nhặn với khách;
+ Tận tình hướng dẫn khách, sẵn sàng tiếp nhận thông tin từ Chủ đầu tư và các công
ty;
+ Ôn hoà, tôn trọng cấp trên.
IV. Quyền lợi
+ Môi trường làm việc hiện đại, thân thiện.
+ Chính sách đãi ngộ công bằng, tương xứng.
+ Chế độ bảo hiểm XH, YT, TN đúng luật, có lợi cho NLĐ.
+ Lương thưởng cạnh tranh. Lương nhận đúng kỳ.
+ Chương trình chăm sóc sức khoẻ và được bảo hiểm khác cộng thêm.
+ Cơ hội du lịch tối thiểu 1 lần/năm.
+ Nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp.
V. Hình thức nộp hồ sơ
+ Gửi trực tiếp hồ sơ tại Văn phòng – Công ty TNHH Tư vấn-Dịch vụ-Đầu tư Song Ngọc
+ Địa chỉ: Căn B2, 106 Lê Ngã, P. Phú Trung, Q. Tân Phú
Hoặc:
+ Gửi Thông tin bản mềm theo mẫu của về địa chỉ email: info@songngoc.com
+ Mẫu đơn dự tuyển (CV ứng viên): Tải về từ website: http://www.songngoc.com
+ Tiêu đề email (subject) và tên file hồ sơ đính kèm (trùng tên tiêu đề email) đặt tên
theo mẫu: Vị trí ứng tuyển_Họ và tên_Số Điện thoại liên lạc.
+ Ưu tiên ứng viên nộp hồ sơ sớm.
——————————————————————–Song Ngọc trân trọng thông báo——————————————————————
